Comece a carta com a data, a direção do destinatário e a saudação, por exemplo, "Estimado Sr. Vitor", se trabalha num lugar diferente do destinatário, inclua também a sua direção e a do destinatário. As direções são de extrema importância se estiver a enviar uma carta, mas não é necessário se estiver a enviar um e-mail. Saiba como escrever o cabeçalho de uma carta comercial, para começar corretamente a sua carta.

Inicie o corpo da carta manifestando o seu desejo de se reunir com a pessoa. Pode escrever por exemplo: "Escrevo-lhe esta carta para lhe solicitar uma reunião".

Indique o motivo pelo qual se deseja encontrar com essa pessoa e a duração que pensa que a reunião terá. Deverá ter um motivo que também seja do interesse da outra pessoa, caso contrário correrá o risco de ter uma resposta negativa.

Indique potenciais datas e os horários disponíveis por escrito, com uma frase do gênero: "Durante a semana de 21 de Novembro, estou disponível para nos reunirmos em qualquer dia entre as 9:00 e o meio-dia".

Solicite datas alternativas se as datas potenciais não coincidirem com o horário da outra pessoa. Pode escrevê-lo da seguinte forma: "Se estas datas não coincidirem com o seu horário, por favor envie-me uma data e horário alternativo".

Por último, adicione as suas informações de contato e despeça-me usando palavras de encerramento, como "Cordialmente" ou "Atentamente".

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