Utilize um papel timbrado da empresa, já que contém toda a informação sobre a organização e muitas vezes tem uma aparência mais formal.

A carta deve ser dirigida a uma pessoa em concreto. Deve conter a data em que foi escrita a carta, seguido do nome do cliente e o endereço. Dirija-se à pessoa dizendo "Estimado", seguido pelo nome completo do cliente.

Especifique o propósito da carta. Uma carta para um pedido de pagamento deve comunicar claramente esta ordem no início da mesma. Utilize um tom profissional e utilize palavras positivas e calorosas.

Inclua os detalhes da dívida. Especifique a data dos serviços desta dívida, a data original de vencimento e o montante em dívida incluindo os custos por pagamentos atrasados, como por exemplo juros de mora. Inclua o número da fatura, assim irá permitir ao cliente encontrar o documento original mais facilmente. Muitas empresas também incluem uma cópia da fatura original neste tipo de carta. Informe o cliente sobre a taxa de juros dos pagamentos atrasados. Muito importante, deve informar o cliente sobre as formas de pagamento. Diga-lhe como pode proceder à liquidação da dívida.

Solicite ao cliente o pagamento. O cliente sabe que pode evitar mais despesas por pagamentos atrasados, mediante o pagamento da quantidade correspondente num determinado prazo. Peça ao cliente que lhe ligue para fazer acertos se não for capaz de fazer o pagamento na sua totalidade no prazo estabelecido. Inclua a extensão do seu número de telefone direto, caso seja necessário. Inclua também o seu endereço de correio eletrônico.

Assine a carta. Finalize a carta escrevendo "Atentamente", seguido do seu nome e cargo ocupado na empresa.

Agradeça ao cliente.Se pelo contrário, o pagamento já foi feito, também pode enviar uma carta agradecendo ao seu cliente. Agradeça aos clientes com antecipação pelo envio de um pagamento pontual. Diga ao cliente que se tem alguma pergunta em relação a este assunto, não hesite em ligar-lhe.

E para ter a certeza que a sua carta chega ao seu cliente, nada melhor que enviar a carta registrada. Assim, conseguirá enviar mais rapidamente a sua carta e saber o estado de envio da mesma.

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