Escolha um formato de papel estilizado e de alta qualidade para este tipo de carta. Deverá ser de uma cor neutra como o branco, o creme ou bege. Evite os desenhos de fundo com cores brilhantes ou distrações com elementos gráficos. Se a carta é para estabelecer um negócio, utilize papel timbrado da empresa.

No cabeçalho deverá incluir o seu endereço (remetente) no canto superior esquerdo da carta. Acrescente o endereço do destinatário no canto direito da página, de forma a ficar paralelo com o endereço do remetente.

Deixe duas linhas em branco e escreva a data. Certifique-se de escrever também o mês. Numa carta formal evite sempre as abreviaturas. Por isso, numa carta formal a data deve ser do seguinte formato: "12 de Fevereiro de 2014".

Deixe novamente duas linhas em branco e comece a carta com uma saudação apropriada. Inclua o nome do destinatário, caso saiba qual é. Se não conhecer a pessoa, deve iniciar a carta com "Senhor ou Senhora". Certifique-se de incluir o título correto na saudação (como Sr., Sra., Dr., Dra., Doutor) Se o destinatário for uma mulher e não tem a certeza de como ela gosta de ser tratada, utilize o título formal de "Sra.".

Salte duas linhas e comece a escrever a introdução. No primeiro parágrafo deve indicar o propósito da carta, quer seja para solicitar informação sobre um trabalho, apresentar uma queixa ou solicitar informação. Não seja vago ou impreciso. O destinatário não tem que adivinhar a intenção da sua carta. Pode aproveitar a introdução para fazer uma apresentação sua, caso o destinatário não o conhecer.

Escreva o corpo principal da carta. Isto deve incluir informação relevante que apoie o propósito da carta. Certifique-se que os seus comentários se estruturam de uma forma clara e concisa e evite a informação desnecessária.

Crie um parágrafo final onde comunica ao receptor o que espera dele. Por exemplo, o envio de informação, entrar em contato consigo para uma entrevista ou um reembolso. Pode fazer referência a futuros contatos se espera ver essa pessoa ou falar com ela numa data futura.

Escreva o fecho da carta, usando as palavras "Cordialmente" ou "Atentamente". A primeira deve ser utilizada quando não se conhece o destinatário e a segundo quando se conhece.

Deixe quatro linhas em branco e acrescente o seu nome e o seu cargo na empresa, se necessário. As quatro linhas permitem-lhe assinar a carta antes de a enviar.

E se o objetivo de escrever uma carta formal é o de solicitar uma reunião, veja os nossos conselhos no artigo sobre como escrever uma carta para pedir uma reunião.